Procesarea RO e-Factura este mai simplă și mai eficientă cu ajutorul SMART PORTAL, platforma prin care firmele de contabilitate pot gestiona un număr nelimitat de clienți și un volum oricât de mare de documente financiar contabile, iar antreprenorii fac schimb de date și documente cu contabilii lor, totul într-un mod eficient, rapid și sigur.

Sunt Elena Mirea-Negoiță, expert contabil și Chief Financial Officer Smart Touch Technologies, cu o experiență de peste 14 ani în domeniul financiar-contabil. Împreună cu colegii mei Senior Software Engineers din echipa Smart Touch și după un dialog apropiat cu alți profesioniști din domeniul financiar-contabil am pus umărul la dezvoltarea SMART PORTAL, o platformă care pune la dispoziția contabililor și firmelor de contabilitate instrumente și funcționalități inteligente și intuitive, perfect aliniate cu cerințele și provocările actuale ale pieței în care activăm.

Cui se adresează

SMART PORTAL este un instrument potrivit:

• contabililor și firmelor de contabilitate care gestionează documentele mai multor clienți;
• angajaților din departamentele financiar-contabile ale companiilor;
• clienților, respectiv antreprenorilor care utilizează servicii financiar-contabile.

Cum funcționează SMART PORTAL

1. Setăm conturile, astfel:

1. Noi configurăm contul contabilului sau al firmei de contabilitate;
2. Contabilul inițiază deschiderea conturilor pentru clienții din portofoliu. Pentru asta sunt necesare doar câteva minute și o listă cu adresele de e-mail ale clienților săi;
3. Fiecare client primește un e-mail pentru activarea contului. Contul se activează doar prin setarea unei parole.

Toate cele 3 operațiuni de mai sus au loc o singură dată, după semnarea contractului.

2. Clientul înrolează token-ul autorizat SPV în contul SMART PORTAL.

3. Prin sincronizare SMART PORTAL-SPV, e-Facturile primite, emise și erorile se descarcă direct în contul Clientului:

• automat: zilnic, by default,
• sau manual: ori de câte ori vrea Clientul, prin funcția Sync with e-Factura.

4. Clientul încarcă direct în PORTAL documentele justificative ale unor cheltuieli, precum bonuri fiscale sau facturi externe.

5. Clientul vizualizează și verifică e-Factura, în format PDF, și/sau documentele justificative, apoi le Aprobă sau le Respinge.

• doar e-Facturile și/sau documentele justificative Aprobate ajung în mod automat în contul Contabilului pentru a fi înregistrate în programul de contabilitate. Astfel, Contabilul nu are nevoie să solicite alte confirmări din partea Clientului, operațiunea de înregistrare devenind mult mai eficientă.
• e-Facturile și documentele justificative Respinse ajung în folder-ul cu același nume pentru a fi tratate ulterior de Client în relație cu furnizorul său.

6. După finalizarea înregistrării contabile, e-Facturile și documentele justificative sunt arhivate atât în contul Clientului, cât și al Contabilului, pe structura:

• folder principal, care conține facturile emise și facturile primite,
• foldere secundare individuale, care conțin fișierele XML, PDF și semnătura ANAF.

Opțional, Contabilul poate alege un upgrade, prin care facturile aprobate de Client sunt transferate în Apollo, platforma noastră de Intelligent Document Processing (IDP) operată de Contabil. Acest upgrade va permite Contabilului:

7. Alocarea automată a articolelor pe conturi contabile sau centre de cost;

8. Importul facturilor direct în softul de contabilitate - fie automat (API), fie manual (Export/Import fișier).

Adică așa:

Despre platforma IDP Apollo și cum procesăm inteligent orice tip de document, în câteva secunde, poți citi în acest articol de pe blogul Smart Touch Technologies.

În plus, cu ajutorul funcțiilor suplimentare ale SMART PORTAL, atât Clientul, cât și Contabilul au control deplin asupra documentelor încărcate în platformă:

Ce beneficii ai dacă te înrolezi în SMART PORTAL

● Management centralizat. Din consola principală poți gestiona seturi de RO e-Facturi emise și primite pentru un număr nelimitat de firme, fiecare cu token-uri de logare și arhive distincte.

● Autonomie & Responsabilizarea clienților. După introducerea propriului token digital în interfața de configurare, Clienții conectează contul lor de SMART PORTAL direct la SPV, de unde e-Facturile primite, emise și erorile se vor descărca automat, cu regularitate. Apoi, cu ajutorul unui flux de verificare & aprobare, Clientul:

• vizualizează e-Factura în format PDF,
• analizează conținutul facturii,
• se asigură de corectitudinea documentului,
• aprobă și transmite către contabilitate,
• respinge, dacă a sesizat erori.

Clientul este cel care decide ce documente urmează a fi înregistrate în contabilitate, nu ERP-ul, astfel că riscul de eroare pentru Contabilul care procesează documentele în numele clienților săi este eliminat.

● Securitate sporită. Toate e-Facturile sunt stocate in cloud, nu local, eliminând riscul de pierdere sau ștergere accidentală după 60 de zile. Astfel, documentele justificative sunt întotdeauna la îndemână, complete și în siguranță, fără nevoia de a printa, îndosaria, capsa, perfora.

Toate datele stocate în SMART PORTAL sunt criptate la nivelul de stocare folosind algoritmul Advanced Encryption Standard (AES), AES-256. Folosim o bibliotecă criptografică comună, Tink, care include modulul nostru validat FIPS 140-2 (numit BoringCrypto) pentru a implementa criptarea în mod consecvent în componentele cloud ale lui portalului. Fiecare document are un identificator unic. Listele de control al accesului (ACL) fac ca fiecare document să poată fi decriptat numai de anumite roluri autorizate ale Smart Touch Technologies, cărora li se acordă acces doar în acel moment. Această limitare de acces ajută la prevenirea accesului la date fără autorizare, întărind securitatea și confidențialitatea datelor prelucrate de SMART PORTAL.

● Organizare eficientă. SMART PORTAL oferă nu doar claritate și structură în organizarea documentelor, ci și acces rapid, prin:

• redenumirea automată a tuturor e-Facturilor după un format standard: data_numefurnizor/client_nrfactura_indexincarcare.pdf
• organizarea e-Facturilor în 3 foldere separate - Emise, Primite și Altele, pentru o Arhivare Inteligentă.

● Căutare avansată. Funcția Căutare, care permite filtrarea după Dată, Furnizor sau Numărul Documentului, asigură identificarea rapidă și eficientă a e-Facturilor fiecărui client.

● Flexibilitate. Cu ajutorul capabilităților Multiuser/Multirole, poți aloca diferite roluri și drepturi de acces pentru angajați, asigurându-te astfel că fiecare are acces doar la documentele relevante pentru activitatea sa.

Care este valoarea abonamentului

Valoarea abonamentului, care include:

• 1 TB spațiu de stocare,
• maximum 10 clienți înrolați,
• 0 limită de documente,

este de 50 euro/lună pentru un cont de Admin.

Pentru fiecare client înrolat peste limita celor 10 incluși în abonamentul lunar, se adaugă 5 euro/client.

*exclusiv TVA.

Pentru cititorii CECCAR Business Magazine, prima lună este GRATUITĂ. Vezi mai jos cum activezi această ofertă.

Cum te poți înrola în SMART PORTAL

SMART PORTAL este un partener de încredere pentru specialiștii din domeniul financiar-contabil. Cu ajutorul tehnologiei pe care am dezvoltat-o la Smart Touch Technologies, contabilii și firmele de contabilitate pot să își simplifice procesele, să deservească un număr mai mare de clienți cu eforturi sau resurse mai puține, deci să își crească eficiența și, per total, să ofere servicii de o calitate îmbunătățită.

Completează formularul de aici, scrie codul CECCAR în rubrica Mesaj, pentru a beneficia de prima lună de abonament GRATUITĂ, iar noi te contactăm cât ai zice conta.

Despre Smart Touch Technologies

Smart Touch Technologies este o companie deep tech 100% românească și care automatizează modul în care companiile și organizațiile fac schimb de date.

Cei 2 co-fondatori au experiențe solide în industrii complexe: Octavian Radu a fost Innovation Program Leader la Keysight Technologies, are o experiență de peste 20 de ani în dezvoltarea de produse software și hardware și studii de doctorat în AI, iar Decebal Popescu este fostul CEO al Cartrans România și fondatorul Transport Academy, cu o experiență de peste 17 ani în industria de transport & logistică.

Apollo, primul produs dezvoltat de Smart Touch Technologies, este o platformă de Intelligent Document Processing echipată cu Inteligență Artificială & Machine Learning, care a fost dezvoltată pentru a procesa fluxuri multiple de documente diferite. Apollo extrage, procesează, validează și schimbă automat date între mai multe organizații și diferitele lor sisteme interne.

SMART PORTAL, al doilea produs dezvoltat de Smart Touch Technologies, este platforma prin care firmele de contabilitate pot gestiona un număr nelimitat de clienți și un volum oricât de mare de documente financiar-contabile, iar antreprenorii fac schimb de date și documente cu contabilii lor, totul într-un mod eficient, rapid și sigur.

***

Conținutul acestui material nu reflectă neapărat opiniile sau poziția Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR). Acesta este un material publicitar și CECCAR nu își asumă responsabilitatea pentru acuratețea sau fiabilitatea informațiilor prezentate.

(Copyright foto: 123RF Stock Photo)