În Monitorul Oficial nr. 882 din 14 septembrie 2021 a fost publicat Ordinul nr. 1.363/2021 al MEAT privind aprobarea Procedurii de certificare și monitorizare pentru programele cu finanțare nerambursabilă aflate în implementare la Ministerul Economiei, Antreprenoriatului și Turismului prin intermediul agențiilor pentru IMM, atragere de investiții și promovare a exportului, precum și prin intermediul instituțiilor de credit partenere, necesar a fi aplicată în contextul pandemiei de COVID-19. Prevederile incluse în acest act normativ completează procedurile de implementare și schemele de ajutor de minimis aferente anilor 2017 și 2018, în vederea respectării reglementărilor în vigoare, în contextul în care, ca urmare a pandemiei COVID-19, activitățile de certificare și monitorizare a IMM-urilor finanțate au fost afectate în ceea ce privește efectuarea vizitelor în teren la locația beneficiarilor. Astfel, între altele, Ordinul nr. 1.363/2021 al MEAT stipulează că până la ridicarea restricțiilor și revenirea la condițiile de lucru anterioare instituirii stării de urgență/alertă pe teritoriul României, certificarea și monitorizarea beneficiarilor în cadrul programelor naționale se vor efectua și online fără deplasarea angajaților agențiilor pentru IMM, atragere de investiții și promovare a exportului (AIMMAIPE) sau a instituțiilor de credit partenere la locul de implementare a proiectului beneficiarului. Activitățile de certificare și de monitorizare se vor derula prin intermediul mijloacelor electronice atât ale membrilor din unitatea de monitorizare, control și raportare (UMCR)/băncilor, cât și ale beneficiarilor finanțați în cadrul proiectului (de exemplu, poștă electronică, aplicații software etc.).

Certificarea și monitorizarea în teren a beneficiarilor în cadrul programelor naționale se vor efectua pe bază de eșantion. Eșantionul se va calcula ca procent de 10% din numărul total de IMM-uri finanțate în cadrul fiecărui program de finanțare.

Pentru realizarea certificării online, reprezentanții instituțiilor de credit partenere vor desfășura următoarele activități: 1) anunțarea beneficiarilor cu privire la inițierea și modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de înștiințare transmisă pe e-mail. Reprezentanții instituțiilor de credit partenere vor solicita (telefonic și/sau prin corespondență electronică) beneficiarului să confirme electronic, printr-un reply/răspuns, primirea scrisorii de înștiințare; 2) verificarea funcționalității site-ului web la beneficiarii care au primit finanțare pentru creare pagină web; 3) verificarea existenței, funcționalității și folosirii în scopul destinat a activelor corporale și necorporale achiziționate în cadrul proiectului trebuie să releve: ▪ locul implementării proiectului finanțat; ▪ verificarea existenței și funcționalității activelor corporale finanțate în cadrul programului, conform declarației pe propria răspundere depuse de beneficiar odată cu cererea de rambursare/plată – video și printscreen cu echipamentele/utilajele/ instalațiile/aparatele achiziționate prin proiect și pentru care au primit ajutor financiar nerambursabil (AFN); ▪ verificarea seriei și/sau numărului de inventar al activelor finanțate, precum și a corespondenței acestora cu seria din certificatul de garanție – video și printscreen/copii după documentul cu seria/nr. licenței (după caz) și printscreen program/aplicație deschisă pe calculator, în cazul programelor/aplicațiilor pentru care s-a primit finanțare; ▪ verificarea existenței și funcționalității (după caz) activelor necorporale.

În cazul în care în urma desfășurării activității de certificare se constată că beneficiarii au făcut declarații incomplete și/sau neconforme cu realitatea pentru a obține ajutorul de minimis sau au schimbat destinația acestuia sau se constată că nu mai sunt îndeplinite condițiile prevăzute în acordul de finanțare sau în schema de ajutor de minimis, membrii echipei de certificare vor consemna acest lucru în procesul-verbal de certificare.

La finalizarea activității de certificare, conform acestei proceduri, documentele aferente fiecărui beneficiar certificat vor fi următoarele: ▪ proces-verbal de certificare semnat electronic/olograf de membrii echipelor de certificare și beneficiari; ▪ printscreen pagină web (dacă a fost finanțată în cadrul proiectului); ▪ printscreen locație cu GPS activat; ▪ printscreen și/sau imagini video cu activele corporale finanțate în cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibilă; ▪ printscreen/copie după documentul cu seria/nr. licenței (după caz) și printscreen program/aplicație deschisă pe calculator pentru programe/licențe/aplicații software; ▪ printscreen/copie după dovada înregistrării la organismul abilitat din România sau din țara de origine a brevetelor de invenție, francizelor, etichetelor ecologice etc.; ▪ printscreen/copie după dovada plății redevenței și continuității/existenței contractului de franciză.

Pentru realizarea monitorizării online, membrii UMCR din cadrul AIMMAIPE vor desfășura următoarele activități: ▪ întocmirea planului de monitorizare a beneficiarilor schemelor de finanțare; ▪ verificarea autorizării codului CAEN pentru care s-a solicitat finanțarea la locul de implementare a proiectului: se interoghează baza de date a ONRC și se atașează certificatul constatator actualizat la dosarul de documente aferente fiecărui beneficiar; ▪ verificarea funcționalității site-ului web la beneficiarii care au primit finanțare pentru creare pagină web (printscreen după prima pagină sau după pagina cu informațiile de contact a site-ului; adresa site-ului se completează în coloana „Observații” – proces-verbal de monitorizare/control); în cazul în care funcționalitatea paginii web a beneficiarului nu se poate verifica accesând online adresa site-ului, echipele de monitorizare vor contacta telefonic sau pe e-mail beneficiarul și vor solicita clarificări; ▪ anunțarea beneficiarilor cu privire la inițierea monitorizării și modalitatea de efectuare a acesteia printr-o scrisoare de înștiințare transmisă pe e-mail. Membrii UMCR vor solicita (telefonic și/sau prin corespondență electronică) beneficiarului să confirme electronic, printr-un reply/răspuns, primirea scrisorii de înștiințare; ▪ verificarea de către membrii UMCR a tuturor documentelor solicitate în scrisoarea de înștiințare și transmise de beneficiar și solicitarea de clarificări, după caz.

În cazul în care, în urma desfășurării activității de certificare/monitorizare, se constată că beneficiarii au făcut declarații incomplete și/sau neconforme cu realitatea pentru a obține ajutorul de minimis sau au schimbat destinația acestuia sau se constată că nu mai sunt îndeplinite condițiile prevăzute în acordul de finanțare sau în schema de ajutor de minimis, membrii UMCR vor informa conducerea AIMMAIPE/ministerului cu privire la demararea procedurii de recuperare parțială/totală, după caz, a ajutorului de minimis acordat.

La finalizarea activității de monitorizare conform acestei proceduri, documentele aferente fiecărui beneficiar monitorizat vor fi următoarele: ▪ proces-verbal de monitorizare; ▪ certificatul constatator al beneficiarului; ▪ fișă amortizare mijloace fixe; ▪ registrul obiectelor de inventar; ▪ polița de asigurare cesionată în favoarea AIMMAIPE/băncii, cu mențiunea reînnoirii/prelungirii; ▪ istoric REVISAL (registru salariați), rapoarte per salariat, contracte de muncă, extras din Registrul General de Evidență a Salariaților (REGES), după caz; ▪ dovada menținerii tipului locurilor de muncă nou-create (adeverință șomer, diplomă/adeverință absolvent sau document care atestă încadrarea în categoria persoanelor defavorizate pentru persoanele angajate în urma vacantării unui loc de muncă creat prin proiect în termen de 30 de zile); ▪ printscreen pagina web (dacă a fost finanțată în cadrul proiectului); ▪ printscreen locație cu GPS activat; ▪ fotografii și/sau imagini video cu activele corporale finanțate în cadrul programului, cu seria/nr. de inventar lizibile în fotografie; ▪ fotografii/copie după documentul cu seria/nr. licenței (după caz) și printscreen program/aplicație deschisă pe calculator pentru programe/licențe/aplicații software; ▪ copie după dovada înregistrării la organismul abilitat din România sau din țara de origine a brevetelor de invenție, francizelor, etichetelor ecologice etc.; ▪ copie după dovada plății redevenței și continuității/existenței contractului de franciză.

Toate documentele reprezentând imagini video, fotografii, printscreen-uri, copii după documente originale vor fi păstrate și arhivate. De asemenea, toate documentele transmise de către beneficiari trebuie să fie semnate electronic/olograf de către aceștia, cu excepția celor reprezentând imagini video și fotografii cu activele corporale și/sau necorporale.

(Copyright foto: 123RF Stock Photo)