Procedura de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura a fost oficializată recent, prin OMF nr. 1.365/2021, după cum a informat CECCAR Business Magazine. Vom trece în revistă, în cele ce urmează, principalele prevederi ale acestei proceduri.

Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este disponibil în sistemul informatic Spațiul Privat Virtual. Operatorii economici care se înregistrează în SPV pentru utilizarea sistemului RO e-Factura se supun prevederilor OMFP nr. 660/2017, cu modificările și completările ulterioare. Potrivit OUG nr. 120/2021, facturarea electronică în domeniul achizițiilor publice se aplică în cazul existenței unei relații B2G, în situația în care operatorii economici optează pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura. În situația în care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, acesta are obligația de a emite doar facturi electronice și de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora către toți destinatarii.

Dispoziții generale

1. Procedura stabilește cadrul de utilizare și funcționare a sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, precum și de primire și descărcare a facturii electronice de către destinatarii facturii electronice emise în relația B2G în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura.

2. Sistemul RO e-Factura este creat, dezvoltat și administrat de către Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național de Informații Financiare.

3. Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistrați în Spațiul privat virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.

4. În vederea utilizării sistemului RO e-Factura în relația B2B, emitentul și destinatarul trebuie să fie înregistrați în Registrul RO e-Factura.

5. Autoritățile și entitățile contractante prevăzute la art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG nr. 120/2021 trebuie să fie înregistrate în Registrul entităților publice, conform prevederilor Ordinului viceprim-ministrului, ministrul finanțelor publice, nr. 2.004/2013 pentru aprobarea procedurilor privind registrul entităților publice și registrul altor entități, cu modificările și completările ulterioare.

Pregătirea și transmiterea facturii electronice

1. Emitentul facturii electronice pregătește fișierul corespunzător facturii electronice în format XML, conform documentației tehnice publicate în secțiunea dedicată RO e-Factura disponibilă pe portalul Ministerului Finanțelor, respectiv Agenției Naționale de Administrare Fiscală. Fișierul XML trebuie să respecte standardul european EN 16931 (model semantic de bază al facturii electronice) și regulile naționale RO-CIUS prevăzute în legislația specifică.

2. În vederea transmiterii facturii electronice, emitentul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:

a) interconectarea aplicației disponibile la nivelul emitentului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);

b) utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.

3. Documentația tehnică pentru microserviciile și aplicațiile prevăzute la pct. 2 este disponibilă la adresa www.efactura.mfinante.ro.

4. În urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie automat un număr de identificare, utilizat ca referință în cadrul proceselor și operațiunilor specifice sistemului.

Verificarea facturii electronice

1. Verificarea facturii electronice are drept scop respectarea structurii acesteia, a autenticității originii privind identitatea emitentului, precum și a integrității conținutului după transmiterea fișierului corespunzător facturii electronice, fără a include verificarea realității tranzacțiilor dintre emitentul și destinatarul facturii electronice.

2. După transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura efectuează următoarele operațiuni, în mod automat, asupra fișierului în format XML, după cum urmează:

a) verificări și validări privind structura și sintaxa;

b) verificări semantice.

După efectuarea acestor operațiuni se generează un mesaj automat de răspuns.

3. În situația în care, drept urmare a operațiunilor prevăzute la pct. 2, nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a Ministerului Finanțelor care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura. Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, care este pus la dispoziția emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

4. În situația în care, drept urmare a operațiunilor prevăzute la pct. 2, sunt identificate erori, factura electronică nu se consideră transmisă în sistem, respectiv nu este primită de către destinatar, emitentul primind un fișier de tip XML ce conține erorile identificate, însoțit de semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, sub forma unui fișier arhivă de tip zip.

5. După corectarea erorilor identificate, potrivit pct. 4, emitentul transmite factura electronică în sistemul RO e-Factura.

6. Pe toată perioada verificărilor automate, emitentul poate interoga în sistem starea fișierului transmis.

7. După efectuarea verificărilor automate, fișierele prevăzute la pct. 3 si 4 vor fi disponibile în sistem pentru descărcare.

Primirea și descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise în relația B2B

1. În vederea primirii și descărcării facturii electronice, destinatarul utilizează mijloacele de identificare electronică pentru accesarea SPV, pentru:

a) interconectarea aplicației disponibile la nivelul destinatarului cu sistemul RO e-Factura, utilizând o serie de microservicii expuse sub forma unui API (Application Programming Interface);

b) utilizarea aplicațiilor puse la dispoziție în mod gratuit de către Ministerul Finanțelor.

2. Documentația tehnică pentru microserviciile și aplicațiile prevăzute la pct. 1 este disponibilă la adresa web www.efactura.mfinante.ro.

Primirea și descărcarea facturii electronice de către destinatarii facturilor electronice emise în relația B2G

1. Autoritățile și entitățile contractante prevăzute la art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG nr. 120/2021, în calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relația B2G, au obligația să primească și să descarce factura electronică, prin accesarea „Punctului Unic de Acces” de pe site-ul Ministerului Finanțelor — Sistemul național de raportare Forexebug, secțiunea „Vizualizare rapoarte” — „Facturi electronice”.

2. Primirea și descărcarea facturii electronice emise în relația B2G potrivit pct. 1 pot fi efectuate numai de către persoanele înrolate cu rol de vizualizare rapoarte în sistemul național de raportare al Ministerului Finanțelor, potrivit procedurii prevăzute în anexa nr. 1 la OMFP nr. 517/2016 pentru aprobarea de proceduri aferente unor module care fac parte din procedura de funcționare a sistemului național de raportare — Forexebug, cu modificările și completările ulterioare.

3. Documentația tehnică privind microserviciile și alte aplicații este disponibilă la adresa www.efactura.mfinante.ro.

4. Aplicația de conversie prevăzută la art. 8 alin. (3) din OUG nr. 120/2021 este pusă la dispoziție de către Ministerul Finanțelor, prin Centrul Național pentru Informații Financiare, la adresa www.efactura.mfinante.ro.

Corecția facturii electronice

1. În situația unei facturi electronice emise în relația B2B asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj.

2. În situația unei facturi electronice emise în relația B2G asupra căreia destinatarul are obiecții, acesta înștiințează emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului național de raportare — Forexebug, prin transmiterea unui mesaj.

3. Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul RO e-Factura.

4. Corecția facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările și completările ulterioare. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiași sistem RO e-Factura.

Disponibilitatea pentru descărcarea facturii electronice în sistemul RO e-Factura

1. Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul RO e-Factura.

2. Fișierele corespunzătoare facturii electronice în format XML și mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare și eliberate la cerere.

(Copyright foto: 123RF Stock Photo)