Materialul din acest număr al revistei reprezintă continuarea discuțiilor purtate în cadrul Sesiunii a IV-a a Congresului al XX-lea al Profesiei Contabile din România, „Inovare și folosirea tehnologiei informaționale în furnizarea serviciilor profesionale de calitate” (vezi prima parte și partea a II-a).

Întrucât ultimele decenii au transformat tehnologia informației și comunicării într-un instrument omniprezent în viața profesională și personală a oamenilor, dorim să continuăm aducerea în atenția cititorilor a principalelor subiecte abordate în cadrul acestei sesiuni: definirea tehnologiei informației și prezentarea beneficiilor utilizării acesteia pentru un business în general și pentru profesia contabilă în particular; prezentarea tehnologiilor informaționale care țin strict de activitatea profesiei contabile; necesitatea eficientizării activităților-suport (partea de birotică, de promovare); conceptul de cloud computing, tehnologia care practic deschide calea facilitării și eficientizării utilizării tehnologiilor în companiile mici și mijlocii și nu numai, din perspectiva costurilor, dar și a serviciilor.

Marius Dănescu: Vă voi prezenta în continuare câteva lucruri despre Office 365. Prezentarea mea se duce în zona personală a fiecăruia dintre noi. Cum am evoluat și de unde am plecat ca să devenim productivi, să devenim mai eficienți de la an la an. Și am plecat, cu mult timp în urmă, când vorbim de mobilitate, de la primul telefon portabil, iar când vorbim de transportul datelor, de la dischetă, care până acum câțiva ani era singura soluție. Am plecat de la a face poze cu aparatul foto și evitând orice strop de apă atunci când intram în mare. Am plecat de la a asculta muzică pe walkman, iar ulterior am evoluat la CD. Apoi am început să devenim eficienți. Am lucrat pe PC-uri, orice fel de PC-uri, indiferent că erau Mac, Dell, IBM ș.a.m.d. Ne-am dorit apoi mobilitate, portabilitate, lucruri care să ne facă viața mai ușoară, pentru că în final despre asta vorbesc astăzi, despre toate aceste lucruri care ne ajută să devenim mai buni, mai eficienți, mai relaxați în viața de zi cu zi, în activitatea noastră. Și apoi am lucrat pe diferite sisteme de operare: Windows 95, 98, XP. Sunt lucruri de domeniul trecutului și când vorbim de mobilitate și de flexibilitate în a desfășura activități economico-financiare, cum vreți să le numiți, toate au început de aici: primul telefon mobil creat de Motorola, care a dat mobilitate oamenilor de afaceri și mediului de business și ulterior zonei de consumatori.

Deci aș vrea să tratăm astăzi două aspecte diferite: zona de consumatori, de utilizatori normali, care folosesc tehnologii gratuite puse la dispoziție de toți cei trei-patru mari furnizori de tehnologie, și zona de business, ce are la dispoziție soluții foarte bine delimitate din punctul de vedere al confidențialității și al securității.

Îmi place foarte mult motoul următor și sunt adeptul lui: „Există doar două zile pe an în care nu mai poți face nimic pentru tine. Una este ziua de ieri și cealaltă este ziua de mâine”. Ceea ce pot face, fac acum și trăiesc momentul. Pe acest principiu voi merge mai departe și vă voi arăta care sunt trendurile în momentul de față în zona industriei IT. Acestea se împart în patru mari categorii. Bineînțeles că una dintre ele este mobilitatea, și ne referim aici la a fi productivi oriunde, oricând, inclusiv cu acești asistenți personali inteligenți – telefoanele – care sunt capabili să noteze în calendar, în agendă, să ia notițe după cum le dictezi; mai mult decât atât, avem în prezent aplicația de Office care se instalează pe Android, pe iOS, pe Windows Phone. Vorbim și de zona de social, în care fiecare producător și-a adus contribuția, și în special de o zonă care ne „afectează” viața tuturor zi de zi, zona cloud, despre care vom mai discuta ulterior, și apoi despre ce înseamnă Big Data, analiza acestui volum mare de date pe care îl tranzacționăm. Acestea sunt cele patru trenduri care există în momentul de față și care, fără să ne dăm seama, ne afectează.

Mulți dintre dvs. folosesc tehnologia cloud zi de zi, au folosit-o întotdeauna fără a realiza că acea căsuță de email@ceva este o soluție cloud. Mă voi axa pe acest cloud și voi discuta lucrurile din perspectivă personală, ca individ. În fiecare zi ne confruntăm cu anumite task-uri, cu anumite activități. Teoretic, ele ar trebui să fie foarte bine definite. Dimineața ne lăsăm copiii la grădiniță / la școală, mergem apoi la birou, ne întoarcem, îi luăm ș.a.m.d. Dar în realitate lucrurile sunt destul de fragmentate. Se mai sparge o țeavă, trebuie să fugim la bancă, trebuie să mergem la doctor etc. Sunt lucruri și activități pe care le facem zi de zi, iar cu noi avem un telefon mobil, care ne poate ajuta să ne conectăm la mediul nostru de lucru de oriunde am fi – de la mare, de la munte, de la bancă, de oriunde –, să facem o tranzacție bancară, să comunicăm foarte ușor. Iar tehnologiile care se află în spatele acestor lucruri sunt tehnologii de consumer, free, și tehnologii de business.

Astăzi voi vorbi despre tehnologiile de business și în special despre una aparte din portofoliul de tehnologii pe care Microsoft le pune la dispoziția utilizatorilor, Office 365. Și mă refer la device-uri. Indiferent că lucrăm pe laptop, pe desktop sau pe telefon, avem posibilitatea de a comunica, și de fapt asta ne dorim, să creăm o platformă prin Office 365 astfel încât toate comunicatele business sau toți cei care au interacțiuni în zona de business, inclusiv persoanele fizice autorizate, să aibă la dispoziție același instrument de comunicare și colaborare prin care se pot conecta ușor și eficient fără a avea probleme de compatibilitate sau de înțelegere a diferitelor sau multiplelor tehnologii. Când comunicăm, avem la dispoziție SMS-urile, mesajele instant, Skype, foarte multe instrumente. Toate aceste lucruri noi le aducem și le facem disponibile într-o formă ușor de înțeles și intuitivă. Rezultă astfel un grad de utilizare, de adopție foarte rapid, iar lucrurile acestea sunt sincronizate în acel cloud.

Office 365 aduce cu sine pachetul Office care se instalează, acel Office pe care toți îl cunoaștem, dar mai mult decât atât, aduce Office pe iPad, pe telefoanele mobile smart și ne dă posibilitatea de a lucra și de a fi productivi, eficienți în orice situație. În plus, Office 365 are o componentă mai importantă decât acea parte de software: zona de servicii. Și când spun servicii mă refer la e-mail de nivel enterprise – orice companie de 1, 10, 15, 3.000 de utilizatori poate avea e-mail fără a cumpăra servere – și la utilizarea data serverelor Microsoft, unde investiția în securitate și în zona de confidențialitate este deja făcută. Pentru companie, costul este minim, practic plătești un abonament. Apoi vorbim despre file sharing, soluții de colaborare în timp real între utilizatori. Vorbim de lucru online, direct în browser, în care utilizatorii pot lucra în Word, Excel, PowerPoint, acele instrumente cu care toată lumea este obișnuită. Iar rata de adopție este foarte mare, pentru că deja este ceva firesc. Și, nu în ultimul rând, vorbim despre audio-videoconferință, o soluție care se folosește de internet pentru a crea un mediu de comunicare foarte eficient pentru utilizatorii care se află în diferite locații sau care sunt pe teren, care sunt foarte dinamici. Avem toate aceste tehnologii disponibile pe orice telefon, pe orice platformă, sunt aplicații care sunt disponibile în orice platformă, este software-ul Office care este disponibil și el pe toate platformele, și nu în ultimul rând, în spatele acestor aplicații și device-uri se află un singur user, Microsoft, care livrează acest serviciu, Office 365, astfel încât să nu existe probleme de securitate, de mentenanță, de backup ș.a.m.d.

De menționat că acest Office 365 aduce Office-ul, iar acest Office va fi întotdeauna ultima variantă pe care Microsoft o oferă. Am creat în România acest mediu de business pentru a oferi această platformă companiilor mici, mijlocii, internaționale, locale, din segmentul public sau corporate, astfel încât să constituim această comunitate în care oricine se poate conecta și poate comunica prin aceeași tehnologie.

Vă voi vorbi în continuare despre câteva funcții ale Excel 2013, parte din Office 365, și o să vedem cât de departe a ajuns tehnologia, inclusiv în ceea ce privește acest Excel, care, deși este privit în momentul de față ca un mod rudimentar de calcul simplu, are în spatele lui funcții foarte puternice. De exemplu, dacă am de structurat sau de rafinat anumite cifre, date, o pot face foarte simplu, iar el intuiește ceea ce vreau să fac. În ceea ce privește partea de analiză, întotdeauna modul de a comunica aceste cifre este foarte important și lucrurile trebuie să fie cât mai vizibile și cât mai palpabile pentru audiență. Nu toată lumea este expertă în zona financiară și trebuie să spargem barierele. Vă spun din experiența personală, am lucrat într-o corporație destul de mare în trecut și în fiecare trimestru directorul financiar prezenta, pentru toată compania, un slide cu foarte multe cifre. Undeva era marcat cu roșu, altundeva, cu verde. Și toți cei prezenți, inclusiv cei care stăteau în spate, știau că roșu nu este de bine și că verde este de bine.

Managementul – executive level –, atunci când i se prezintă cifrele, are în față foarte multe date. El vrea să fie simplu, curat, interactiv, dacă este posibil, astfel încât să poată analiza într-un mod real datele și să le interpreteze singur. Există în acest sens instrumente foarte interesante: chart-urile, în care vom avea toate elementele de analizat, iar dacă există lucruri nesemnificative și nu dorim să ne încarce vizual foaia de calcul le putem deselecta.

Sunt câteva funcții de Excel banale, dar ce vreau să arăt este că în momentul de față această parte de software deja este, ca importanță, foarte mică în tot ceea ce înseamnă interacțiunea și comunicarea noastră cu cei din jur, ca și companii, ca persoane fizice.

Foarte interesantă este aplicația Power Map, care se instalează peste Excel-ul din Office 365 și care practic poate analiza și distribui anumite date pe o hartă, astfel încât cel care creează și face această analiză să poată interacționa cu datele respective într-un mod foarte vizual. Aplicația introduce datele pe care le selectăm – deci avem opțiunea de a alege ce date sunt adăugate pe harta respectivă –, iar noi putem analiza interactiv tot ce se întâmplă în compania sau companiile care sunt manageriate. De asemenea, putem crea și filmulețe.

Ducând lucrurile acestea mai departe, în fiecare zi ne confruntăm cu diferite probleme în a ne conecta și în a comunica cu diverse persoane cu care colaborăm în mod constant. Și în privința acestui lucru Office 365 ne vine în ajutor, prin Lync, o soluție de audio-videoconferință care ne ajută să ne conectăm cu utilizatorii din interiorul organizației, dar și cu oricine din exteriorul acesteia, inclusiv cu utilizatorii care folosesc Skype. Pe lângă faptul că este o audio-videoconferință, poate pune la dispoziție prin internet absolut tot ce aveți pe device-ul dvs. – o prezentare PowerPoint, un Excel –, astfel încât, dacă, de exemplu, aveți un coleg care este la Sibiu, vă puteți uita împreună pe o balanță. Printr-un singur click puteți apela video-audio pe oricare dintre colegi, iar acesta are posibilitatea de a răspunde audio sau video.

Vă spuneam la început că putem distribui absolut tot ce avem pe device-ul nostru prin Office 365. Astfel, celălalt poate vedea, de exemplu, tot ce avem pe desktop sau poate vedea interfața programului în care lucrăm și ne poate ajuta să rezolvăm anumite probleme. Aceasta înseamnă mobilitate, productivitate în momentul de față la Microsoft, produse și servicii dedicate zonei de business, cu un grad strict de securitate și confidențialitate.

Robert Șova: Am văzut cu toții ce înseamnă tehnologia în prezent, cât de utilă poate fi aceasta astăzi și ce eficiență poate aduce activității noastre. Cu un simplu click obținem situații care anterior probabil erau obținute nu cu atâta acuratețe, dar cu un volum de muncă suficient de mare. Cred că reprezentanta Google are și ea ceva de spus.

Elisabeta Moraru: Există și o etapă suplimentară sharingului de video și de screen, și anume pot să scrie mai multe persoane, dacă nu mă înșel până la 50, în același timp într-un document, indiferent de tipul de document, în timp real făcând exact asta: se văd, văd ceea ce au în față ca document și scriu în timp real. Se salvează singur, face totul. Acesta este cloudul de la Google, care se numește Google Apps.

Robert Șova: Bănuiesc că mulți dintre noi folosesc astfel de tehnologii. Sunt convins că reprezentanții companiilor prezente vă vor pune la dispoziție materiale care vă vor ajuta în aprofundarea acestor tehnologii, în calitate de simpli utilizatori, și veți vedea câtă eficiență poate aduce utilizarea acestora în activitatea noastră.

Sanda Boboc: Vă voi prezenta în continuare câteva lucruri despre soluțiile ERP. Microsoft, în afară de toate lucrurile foarte interesante care au fost prezentate mai devreme, pune la dispoziția dvs. două soluții: una adresată companiilor mici și mijlocii, cealaltă adresată companiilor mijlocii și mari. Una se numește Dynamics NAV, cealaltă se numește Dynamics AX. Așteptăm cu mare drag să ne contactați și să putem să discutăm despre ele. Voi vorbi puțin despre condițiile din piața actuală care ne trimit către ideea folosirii unui ERP, către necesitatea utilizării unui ERP. Am să vă împărtășesc foarte pe scurt ceva din experiența noastră de la Microsoft și, pentru că noi lucrăm împreună cu partenerii noștri, o voi invita alături de mine pe reprezentanta unuia dintre partenerii noștri din România, pe Simona Onciu, de la firma SGS, care vă va spune câteva cuvinte despre funcționalitățile care sunt incluse în zona de ERP în domeniul care este de interes pentru dvs. În prezent, a lucra în departamentul financiar-contabil înseamnă o mare provocare. Angajații acestui departament au devenit și strategi, au devenit oameni care trebuie să gestioneze riscul, să îl minimizeze. Deja sunt implicați din ce în ce mai mult în luarea deciziilor în cadrul companiei.

Simona Onciu: Folosirea acestui sistem ERP, care poate fi de la orice firmă, dar noi prezentăm sistemul de la Microsoft, asigură integrarea tuturor tranzacțiilor care se operează în toate ariile unui business și care asigură generarea automată a notelor contabile. Există și un flux de aprobare, pentru că, în afară de cei care operează propriu-zis, există persoane care trebuie să ia decizii și trebuie să verifice ceea ce se înregistrează, iar sistemul integrat, ERP-ul, vă asigură aceste aprobări pe diferite niveluri astfel încât înregistrările care ajung în contabilitate în final să fie verificate, aprobate, iar cel care ia decizia finală și controlează să aibă deja informația în formatul respectiv. Până acum s-a discutat despre transmiterea acestor informații, despre comunicare și prezentare, dar pregătirea acestor informații este asigurată prin sistemul de validare, aprobare și de la punctul zero, prin înregistrarea propriu-zisă a tuturor tranzacțiilor care în final înseamnă să am note contabile. Un astfel de sistem integrat are marele avantaj că se poate desfășura în timp real, adică în momentul în care cineva emite o factură sau listează un bon de benzină, și indiferent ce tranzacție, oricât de simplă sau complicată, se realizează, toate aceste informații sunt validate de sistem. Înainte de a porni la treabă cu sistemul se face o analiză și toate validările sunt puse la punct împreună cu cei care decid și aprobă. Sistemul ajută foarte mult din acest punct de vedere, pentru că cei care au deja informația înregistrată o au și aprobată, validată, verificată.

Robert Șova: Aș vrea să încheiem această discuție cu câteva concluzii și îi rog pe invitați să spună câteva cuvinte care să pună în evidență tot ceea ce s-a discutat și să ne convingă că aceste tehnologii sunt foarte utile pentru profesionistul contabil.

Marius Dănescu: Aș vrea să închei prin a vă spune să vă ajutați de tehnologie și să nu o lăsați pe aceasta să se folosească de dvs. Sunt lucruri care se diferențiază foarte mult în a fi consumator de zi cu zi și a fi o persoană angajată sau o companie care se bazează pe o soluție business profesională garantată din punctul de vedere al confidențialității și al securității.

Michal Piechocki: Într-adevăr, tehnologia intră în viața noastră foarte rapid. Acest lucru îmi este confirmat, de exemplu, de băiatul de 3-4 ani al fratelui meu, care încearcă să schimbe imaginea de pe ecranul televizorului ca la telefoanele touchscreen. Tehnologiile care au fost prezentate astăzi se concentrează pe dezvoltarea companiei, pe a-i permite să facă afaceri mai eficient, să comunice mai eficient, să aducă rezultate și să le prezinte managementului. S-a vorbit și despre celălalt aspect al tehnologiei, infrastructura, accesul la internet, accesul la companii din toată lumea, din locuri îndepărtate. Există multe date și o rețea de posibilități prin care le putem distribui pe tot globul.

Aș vrea să aduc în discuție un alt aspect: bariera lingvistică, bariera în a traduce mediul nostru atât de complex. Imaginați-vă că rezultatele companiei dvs. ar fi prezentate într-un asemenea mod încât să dați un singur raport reglementatorilor, șefului, băncilor. Același raport să meargă la analiști și la investitori și toți să înțeleagă datele în același fel. Acesta este un alt aspect al modului cum tehnologia ne ajută în viață. Trebuie să colaborăm cu ceilalți factori de interes, cu colegii noștri din alte companii, din alte țări. Companiile noastre pot să se extindă global foarte repede prin folosirea internetului.

Decebal Popescu: Fac apel la dvs. să vă folosiți instinctul, să utilizați tehnologia care vă aduce cea mai mare productivitate. Fiecare are plusuri, fiecare este bună în ceea ce face, dar dvs. sunteți cei care decid să o folosească la adevărata ei capacitate. Din acest motiv vă invit să o folosiți, să vedeți cum arată cloudul și la Microsoft, și la Google, și în momentul în care vă regăsiți acolo, să lucrați în mod natural, să vă identificați cu platforma respectivă și dacă ea vă aduce productivitate, să continuați cu ea. Important este să folosiți aceste tehnologii.

Elisabeta Moraru: Nu îmi permit să vă dau sfaturi. Cred că Decebal a zis foarte bine: folosiți tehnologia, ea este un instrument, un obiectiv.

Mihai Păunescu: Cum a spus și Decebal mai devreme, trebuie să alegeți ceea ce vă convine. În cele din urmă trebuie să ne inversăm pozițiile. Nu trebuie ca noi să vă impunem cum anume să vă faceți treaba, trebuie ca dvs. să ne spuneți ce anume să facem. Și da, trebuie să folosiți aceste produse.

Sanda Boboc: Eu aș vrea să vă rog să faceți un exercițiu de imaginație, să vă gândiți că toată multitudinea aceasta de informații care vă înconjoară nu stă doar la dispoziția directorului general și a directorului financiar pentru a trage concluzii. Fiecare dintre dvs. și dintre colegii dvs., în momentul în care deschide calculatorul cu indicatorii de performanță pe care i-a definit singur, poate să vadă ce se întâmplă în momentul acela cu activitatea proprie și astfel să se simtă confortabil, să hotărască ce are de făcut în continuare. Cred că este un lucru care poate afecta viața tuturor și este o zonă în care Microsoft vă stă la dispoziție și vă poate ajuta.

Robert Șova: Le mulțumesc distinșilor invitați, vă mulțumesc și dvs. că ați participat la această sesiune. Sper că am reușit să vă trezim interesul pentru noile tehnologii, pe care unii le cunosc, alții poate nu. Cred că este absolut necesar să privim foarte serios către acest domeniu și să îl urmărim, pentru că evoluează foarte mult, iar dacă nu vom ține pasul cu evoluția, sigur alții o vor face, iar noi probabil vom avea de suferit. Vă mulțumesc pentru participare.