Continuăm demersul nostru de a valorifica lucrările specialiștilor în domeniul tehnologiei informației apărute în revista Corpului, Contabilitatea, expertiza și auditul afacerilor.
Astfel, dacă în numerele precedente am văzut modul în care contabilii pot utiliza instrumentele de social media pentru a-și face cunoscute firmele de contabilitate, pentru a genera clienți și pentru a obține un avantaj asupra concurenței, în numărul de față vom prezenta evoluția sistemelor informatice până în zilele noastre, ilustrând procesul de dematerializare, dezvoltarea și baza legală în Europa și în România. Noile tehnologii sunt considerate o componentă auxiliară și, în același timp, un factor care face contabilul mai eficient, reprezentând în același timp o provocare pentru profesia contabilă în ceea ce privește dobândirea de noi cunoștințe și abilități.

ABSTRACT

Challenges Attached to the Evolution of Information Technology and the Reaction of the Accounting Profession

This paper sets to present the evolution of information systems up until nowadays. It illustrates the dematerialization process (benefits and downfalls), its development and legal basis in Europe and Romania. New technologies are considered an auxiliary component and, at the same time, a factor that renders accounting more efficient, while also representing a challenge for the accounting profession (in terms of acquiring new knowledge and skills).

Key terms: information, technology, integration, evolution, solutions

Secolul al XIX-lea a fost al industriei, secolul al XX-lea, al serviciilor, iar secolul al XXI-lea va fi al informației. Știința și tehnologia au evoluat cu o viteză uimitoare în ultimele cinci decenii, îmbogățindu-se și perfecționându-se în fiecare zi. Progresul este vizibil, dacă ar fi să urmărim evoluția tehnologiei informației de la începuturi (mainframe), trecând prin perioada PS+LAN și ajungând la computerele de astăzi, capabile de operațiuni complexe și atât de diverse.

Termenul IT se folosește din anii ’70 ai secolu­lui trecut și cuprinde atât tehnologiile computeriza­te, cât și tehnologiile de comunicare, precum și fun­damentul lor comun – tehnologia microelectrică și toate tehnologiile software asociate. Se poate vorbi despre evoluția tehnologiei, dar și despre evoluția revoluționară a conținutului informației.

De asemenea, există o „democratizare”, în sensul larg al cuvântului, în ceea ce privește accesul la achiziționarea computerelor. Nu ne putem imagina cumpărarea unui computer electronic de tip ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Computer) (1946) cântărind 30 de tone și având viteză de operare mică. În zilele noastre, persoanele și organizațiile achiziționează computere de mare performanță, care au cele mai diverse și neașteptate funcții.

Orice organizație contemporană deține și folosește computere, investind astfel în tehnologie. Tehnologia informațională reprezintă investiția totală a unei firme în tehnică de calcul, respectiv hardware, software, telecomunicații, suporturi de stocare a datelor, precum și în personalul de specialitate din cadrul companiei și în colaborările aferente cu terții. Valoarea totală a acestor investiții constituie întregul pachet al tehnologiei informaționale, administrat ca un portofoliu financiar, luând în calcul atât câștigurile, cât și riscurile în alegerea unei variante. Sectorul financiar și cel al serviciilor depind cel mai mult de tehnologia informațională, fiind urmate de sectorul de producție.

Sistemul informațional, prin însăși denumirea lui, indică nu numai legătura dintre factorul uman și procedurile utilizate, ci și țintirea obiectivului comun al celor două componente.

Definiții ale sistemului informațional se regăsesc în lucrările de specialitate ale unor autori români, dintre care îi cităm pe: C. Russu – „Totalitatea metodelor, procedurilor și mijloacelor folosite în procesul informațional, care este ansamblul integrat al operațiilor de culegere, transmitere și prelucrare a datelor, sistematizare, analiză, păstrare și valorificare a informațiilor”, D. Oprea – „Un ansamblu de resurse umane și de capital, investite într-o unitate economică, în vederea colectării și prelucrării datelor necesare producerii informațiilor, care vor fi folosite la toate nivelurile decizionale ale conducerii și controlului activităților organizației”, O. Nicolescu și I. Verboncu – „Ansamblul datelor, informațiilor, fluxurilor și circuitelor informaționale, procedurilor și mijloacelor de tratare a informațiilor menite să contribuie la stabilirea și realizarea obiectivelor organizației”.

În aceste condiții, nu este posibil ca auditul financiar și contabilitatea să rămână izolate de ten­dința manifestată în prezent în ceea ce privește fo­losirea tehnologiilor de ultimă generație. Auditorul și contabilul nu sunt doar persoane care posedă cu­noștințe temeinice în materie, ci și persoane cărora tehnologiile informaționale actuale le devin famili­are. Acești profesioniști trebuie să se ralieze altor tendințe actuale, ca aderarea la asociații profesio­nale, la viața comunitară, la cooperare, comunicarea pe internet, promovarea de noi soluții.

Există preocupări în acest sens și din partea unor organisme europene și internaționale. Astfel, în anul 2014 au avut loc mai multe evenimente pe această temă, dintre care amintim doar câteva. În perioada 13-14 martie, la New York s-a ținut Ședința Comitetului pentru Practici Mici și Mijlocii (PMM) al IFAC, în care s-a discutat, printre altele, despre lansarea unei noi rețele de informare pe site-ul IFAC și elaborarea unor articole dedicate PMM-urilor care să fie incluse în această rețea. În data de 4 aprilie, cu ocazia sărbătoririi Zilei Contabilului în Republica Moldova, a avut loc la Chișinău Conferința Științifică Internațională „Cooperarea dintre mediul universitar și organismele profesionale: soluții și oportunități în dezvoltarea durabilă a profesiei contabile”, care a avut ca scop identificarea și propunerea unor soluții viabile pentru consolidarea cooperării dintre mediul universitar și organismele profesionale, în vederea dezvoltării durabile a profesiei contabile, relevanței și calității cadrului normativ contabil și fiscal, precum și discutarea experiențelor, dificultăților și soluțiilor privind aplicarea IFRS și tranziția la noile standarde naționale de contabilitate. La Varșovia, în intervalul 7-8 mai, s-a desfășurat Forumul Strategic al Profesiei Contabile, în cadrul căruia au fost vizate aspecte precum nevoile comunității de afaceri și ale economiei naționale în ansamblu, noile forme de cooperare internațională și colaborarea dintre profesii. Nu sunt lipsite de interes nici manifestările care au avut loc la Viena în perioada 2-3 iunie, la care au participat reprezentanți din peste 20 de state partenere ale Centrului pentru Reforma Raportării Financiare (CFRR) din cadrul Băncii Mondiale, și anume Forumul Regional al Organizațiilor profesionale contabile, cu tema „Dincolo de contabilitatea tradițională”, și Conferința ministerială pentru raportare financiară corporativă în Europa și Asia Centrală. În data de 26 iunie, la Bruxelles s-a desfășurat Reuniunea Forumului PMM al Federației Experților Contabili Europeni (FEE), în cadrul căreia s-a pus accentul pe conlucrare și pe conectarea la actualitate: interacțiunea online și rețelele de socializare, inovațiile pentru profesioniști (proiecte și aplicații informatice), proiectele și inițiativele FEE, tendințele la nivel european, prioritățile și potențialele proiecte viitoare.

Ca o primă remarcă la cele expuse mai sus, se desprinde ideea că economia actuală și organizarea muncii vor trebui să se bazeze pe noile tehnologii, iar activitatea contabililor și auditorilor va însemna dobândirea de noi cunoștințe și competențe pentru a face față globalizării.

Interesul devine mijlocul standard de comunicare în toate întreprinderile și presupune noi forme de muncă. Astfel, ținerea contabilității clasice a evoluat de la forma manuscrisă la folosirea sistemelor informatice integrate. S-a trecut de la scrierea pe hârtie la scrierea electronică, vorbindu-se în prezent despre dematerializarea documentelor contabile, semnătura electronică, teledeclarații, teletransmisiuni diverse și spații de muncă colaborativă.

În ceea ce privește folosirea sistemelor informatice în întreprinderi, încă din anul 1970 exista PGI (Progiciel de Gestion Intégré) sau ERP (Enterprise Resource Planning) pentru gestiunea internă, iar sistemele din a doua generație aveau și funcții legate de marketing, decizie și comerț electronic, acoperind ansamblul marilor procese ale întreprinderii de la un capăt la altul: gestiune contabilă, control de gestiune, gestiunea producției, achiziții, stocuri, managementul calității, mentenanță, administrarea vânzărilor, gestiunea de personal și gestiunea de proiecte. O bază de date unică administrează ansamblul informațiilor sistemului de gestiune.

• strategice, pentru a accelera funcționarea întreprinderii și a răspunde nevoii de flexibilitate în scopul adaptării permanente la cerințele pieței;
• economice, pentru reducerea costurilor și a termenelor de plată datorită soluțiilor normalizate de automatizare a funcțiilor de gestiune;
• pentru omogenizarea datelor și formarea viziunii globale;
• pentru a beneficia de informații de calitate, coerente și fiabile.

• ameliorarea integrării pentru a ușura relația sistemelor informatice cu aplicațiile altor furnizori și clienți;
• extensia adusă aplicațiilor e-business, adică legarea noilor aplicații de infrastructurile informa­tice existente: gestionarea cumpărărilor (E-procure­ment), lanțul de aprovizionare (Supply Chain Management – SCM) sau relațiile cu clienții;
• lărgirea accesului noilor utilizatori pentru traducerea în fapt a conceptului de întreprindere mobilă;
• adaptarea tehnologiilor legate de internet: noua informatică colaborativă permite ca mai multe întreprinderi să lucreze simultan pe aceleași date (licitații, aprovizionare) în condiții securizate.

Ne vom opri la prezentarea unui proces global de informatizare, și anume dematerializarea, care se află în atenția Uniunii Europene și implicit a României. Aceasta constă în transformarea unui flux de documente, precum și a tratamentelor care le sunt aplicate în fluxuri și tratamente numerizate. În alți termeni, aceasta înseamnă înlocuirea într-o întreprindere sau într-o organizație a suporturilor de informații materiale (suport hârtie, cel mai adesea) cu fișiere informatice și calculatoare, ajungându-se, atunci când substituirea este completă, la crearea unui birou fără hârtie.

Numerizarea este convertirea informațiilor de pe un suport (text, imagine, sunet) sau a unui semnal electric în date numerice pe care dispozitivele informatice sau de electronică numerică le vor putea trata. Datele numerice se definesc ca o suită de caractere și de numere care reprezintă informații.

• înmagazinarea de mari cantități de infor­mații pe spații reduse: memorie flash, disc, suport optic etc.;
• duplicarea exactă și ușoară a informațiilor numerice la un cost mic;
• crearea de informații de sinteză, de exemplu: statistici și indexuri ce implică de obicei o mare can­titate de calcule, care depășește uneori posibilitățile umane în ceea ce privește durata efectuării.

Nu vom insista asupra aspectelor tehnice ale procesului de dematerializare, dar vom menționa că, începând cu 1 ianuarie 2004, țările membre ale Uniunii Europene pot emite factură electronică, potrivit Directivei 2001/115/CE a Consiliului din 20 decembrie 2001 de modificare a Directivei 77/388/CEE în vederea simplificării, modernizării și armonizării condițiilor de facturare stabilite cu privire la taxa pe valoarea adăugată, publicată în Jurnalul Oficial nr. L 15/17.01.2002.

• dematerializarea facturilor pe suport hârtie trimise de furnizori. Facturile sunt numerizate la primirea lor de către client, apoi sunt stocate și/sau tratate imediat;
• dematerializarea simplă. Datele de facturare sunt transmise pe cale electronică și pot fi integrate imediat în tratamente contabile. O dublură pe hârtie este păstrată de cumpărător sau de vânzător;
• dematerializarea fiscală a facturilor. Facturi­le sunt schimbate între furnizor și client sub formă de date structurate sau nestructurate, cu respecta­rea regulilor impuse de administrația financiară. Dublura nu mai este necesară, factura electronică fiind dovada pentru administrația fiscală.

În legislația franceză, art. 289 (VII) din CGI (Code général des impôts) precizează cum poate fi trimisă sau acceptată factura: „fie sub formă electronică, făcându-se apel la orice soluție tehnică, alta decât cele prevăzute la (2) și (3), fie sub formă de hârtie, când există controale documentate și permanente din partea întreprinderii și acestea permit să se stabilească o pistă de audit fiabilă între factura emisă sau primită și livrarea de bunuri sau prestarea de servicii a cărei bază este” (1), fie „recurgându-se la procedura de semnătură electronică avansată definită la art. 233 alin. (2) al Directivei 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006 referitoare la regulile de facturare (...)” (2). Conform aceluiași art. 289 (VII.3), factura poate fi „sub forma unui mesaj structurat după o normă convenită între părți care să permită citirea pe calculator și să poată fi tratat în mod automat și de o manieră univocă (...)”.

Acest nou proces, dematerializarea, nu trebuie să intre în contradicție cu esența contabilității care reflectă patrimoniul, situația financiară și rezultatul entității la un moment dat, nici să altereze siguranța și fiabilitatea tratamentelor contabile, ci trebuie să poată servi nevoilor administrației fiscale în acord cu regulile contabilității, ale codului comerțului, ale codului muncii și ale procedurilor fiscale.

Partizanii înfocați ai dematerializării arată că aceasta aduce economii substanțiale, deoarece s-a estimat că o factură pe suport hârtie are un cost mediu de 17 euro la emitere (sesizare, tipărire, hârtie, plic, timbrare, arhivare) și tot de atât la primire (tratament la sosire, arhivare), pe când costul unei facturi dematerializate este estimat la 4 euro la emitere sau la primire, având și un spațiu de arhivare redus (pe un server).

Permițând o diminuare a costurilor indirecte și a tratamentelor contabile, dematerializarea face posibilă îmbunătățirea rentabilității economice după impozitare și astfel îmbunătățirea EVA (Economic Value Added). Alte avantaje ale acesteia ar fi: crește­rea eficacității tratamentelor contabile și a gradului de satisfacere a clienților, cucerirea unor piețe cu potențial, scurtarea ciclului facturare-livrare-plată, stimularea clienților pentru respectarea termenului de plată și evitarea penalităților de întârziere.

O privire de ansamblu este prezentată de o anchetă realizată în anul 2008 de cabinetul de studii Markess International, care arată că 51% dintre entitățile consultate automatizau deja primele faze ale procesului de dematerializare, mergând până la re­cunoașterea și citirea documentelor.

În anul 2009, același cabinet a realizat un studiu intitulat „Dématérialisation de Factures – Enjeux Français & Européens”, în care s-a evidențiat faptul că întreprinderile interogate își dematerializau deja în întregime sau în parte facturile, în 60% din cazuri în Franța și în proporție de 20% în schimburile cu partenerii europeni.

În anul 2010, Agnès Bricard, fost președinte al Consiliului Superior al Ordinului Experților Contabili din Franța, sublinia că platforma jedeclare.com era utilizată de 9.000 de cabinete de contabilitate în serviciul a 1.500.000 de întreprinderi și că „în contextul global al declarațiilor, dematerializarea expedierilor induce o simplificare a schimburilor și generează câștiguri de productivitate. În același timp, înmulțirea destinatarilor, a protocoalelor, a opțiunilor tehnologice antrenează multe constrângeri tehnice”. Prin intermediul acestui portal, întreprinderile pot efectua pe internet teletransmisii securizate ale declarațiilor către administrațiile fiscale și sociale.

O părere asemănătoare a emis și François Lacas [1], responsabil Marketing și Comunicare în cadrul ITESOFT, care a vorbit despre economii în cazul folosirii dematerializării, aceasta devenind urgentă, el considerând că tratamentul manual este un obstacol în calea eficacității și rentabilității întreprinde­rilor. În Franța, facturarea pe suport hârtie costă anual 35 de miliarde de euro.

Adversarii, sau mai degrabă realiștii, au relevat și inconvenientele dematerializării.

Astfel, Florent Breuil [2] susținea că nu se eco­nomisește material, iar Jean-Marc Jancovici [3] afirma că se schimbă doar tipul consumului, hârtie versus metal, electricitate etc. Ca urmare, dematerializarea este bună, dar depinde de modul în care este făcută.

În ceea ce privește aspectul juridic al marilor tehnologii, vom aminti Directiva 2001/115/CE a Consiliului vizând armonizarea condițiilor de fac­turare în materie de TVA. Această directivă consacră factura electronică în ceea ce privește validitatea și păstrarea sa, precizând că facturile pot fi trimise pe suport hârtie sau, în urma acceptării de către client, prin mijloace electronice.

Facturile transmise pe cale electronică sunt acceptate de statele membre cu condiția ca auten­ticitatea originii lor și integritatea conținutului lor să fie garantate.

În ceea ce privește semnătura electronică, se precizează că aceasta este definită la art. 2 alin. (2) al Directivei 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnăturile electronice, publicată în Jurnalul Oficial nr. L 13/19.01.2000.

Totuși, statele membre pot să ceară ca semnă­tura electronică să fie bazată pe un certificat califi­cat și creată printr-un dispozitiv securizat de creare de semnătură, în sensul art. 2 alin. (6) și (10) din Directiva 1999/93/CE.

Există o a doua posibilitate de acceptare a facturii electronice, și anume printr-un schimb electro­nic de date (Electronic Data Interchange – EDI), așa cum este definit la art. 2 din anexa I la Recomanda­rea Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 referitoare la aspectele legale ale schimbului elec­tronic de date. Acordul cu privire la acest schimb prevede utilizarea de proceduri care să garanteze autenticitatea originii și integritatea conținutului. Statele membre pot, totuși, sub rezerva condițiilor pe care le fixează, să ceară ca un document recapi­tulativ suplimentar să fie transmis pe hârtie.

În România, Legea nr. 148/2012 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicată în Monitorul Oficial nr. 509/24.07.2012, stabilea faptul că firmele pot utiliza facturi în formă electronică. Legea a intrat în vigoare la sfârșitul lunii iulie 2012, dar după aproximativ o lună guvernul a suspendat-o până la data de 1 ianuarie 2013. În decembrie 2012, guvernul a mai prorogat legea până la 1 ianuarie 2014, dar aceasta nu a intrat nici atunci în vigoare, în decembrie 2013 fiind abrogată. Aceasta statua că factura în formă electronică este actul cu semnătură electronică, cu marcă temporală, emis și gestionat utilizând sisteme informatice.

• factura trebuie să fie emisă și primită în format electronic, tipul formatului fiind opțiunea persoanelor impozabile;
• facturile întocmite pe suport hârtie scanate, trimise și primite în format electronic sunt consi­derate facturi electronice;
• facturile întocmite în format electronic, prin­tr-un program informatic de contabilitate sau prin­tr-un program de prelucrare a textelor, trimise și primite pe suport hârtie nu sunt considerate facturi electronice;
• este importantă acceptarea de către destinatar prin diferite forme: acord scris, formal sau informal, ori accept tacit (procesarea sau plata facturii).

Ordonanța Guvernului nr. 15/2012 pentru modificarea și completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, publicată în Monitorul Oficial nr. 621/29.08.2012, cu modificările ulterioare, precizează la art. I pct. 29: „(...) Fiecare persoană impozabilă stabilește modul de garantare a autenticității originii, a integrității conținutului și a lizibilității facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între o factură și o livrare de bunuri sau prestare de servicii (...)” (art. 155 alin. (24) din Codul fiscal).

Normele de aplicare a Codului fiscal în acest domeniu nu sunt obligatorii decât în situația în care facturile electronice sunt emise de furnizori sau prestatori stabiliți în țări cu care nu există niciun instrument juridic privind asistența reciprocă pen­tru livrări de bunuri sau prestări de servicii care au loc în România.

• activitățile economice de la începutul aces­tui secol se caracterizează printr-un ritm de dez­voltare a tehnologiei informaționale nemaiîntâlnit până acum;
• tehnologia informatică le este deosebit de utilă profesioniștilor, dar trebuie ca aceștia să își perfecționeze raționamentul profesional și tehnicile de analiză în raport cu noile cerințe și condiții tehnice;
• profesioniștii din contabilitate și audit trebuie să dobândească noi competențe și abilități profesionale în informatică pentru a răspunde cu succes provocărilor noului context economic.

1. Breuil, Florent, Développement durable et dématérialisation des données sociales, Médiaterre.
2. Bricard, Agnès, Plaquette de présentation du site jedeclare.com
3. Jancovici, Jean-Marc, La dématérialisation de l’économie: mythe ou réalité?, l’Assemblée nationale française.
4. Lacas, François, Le Purchase To Pay, levier d’efficacité des entreprises, Journal du Net.
5. Nicolescu, Ovidiu, Verboncu, Ion (1999), Management, Editura Economică, București.
6. Oprea, Dumitru (1999), Analiza și proiectarea sistemelor informaționale economice, Editura Polirom, Iași.
7. Russu, Corneliu (1996), Management, Editura Expert, București.
8. Markess International, Enquête reprise dans le numéro 35 de Revue Fiduciaire Comptable.
9. Code général des impôts (2012), Paris.
10. Directiva 1999/93/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 13 decembrie 1999 privind un cadru comunitar pentru semnăturile electronice, publicată în Jurnalul Oficial nr. L 13/19.01.2000.
11. Directiva 2001/115/CE a Consiliului din 20 decembrie 2001 de modificare a Directivei 77/388/CEE în vederea simplificării, modernizării și armonizării condițiilor de facturare stabilite cu privire la taxa pe valoarea adăugată, publicată în Jurnalul Oficial nr. L 15/17.01.2002.
12. Directiva 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată, publicată în Jurnalul Oficial nr. L 347/11.12.2006.
13. Hotărârea Guvernului nr. 1.071/2012 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, aprobate prin Hotărârea Guvernului nr. 44/2004, publicată în Monitorul Oficial nr. 753/08.11.2012.
14. Legea nr. 148/2012 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice, publicată în Monitorul Oficial nr. 509/24.07.2012.
15. Ordonanța Guvernului nr. 15/2012 pentru modificarea și completarea Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal, publicată în Monitorul Oficial nr. 621/29.08.2012, cu modificările ulterioare.
16. Recomandarea Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 referitoare la aspectele legale ale schimbului electronic de date, publicată în Jurnalul Oficial nr. L 338/28.12.1994.
17. www.journaldunet.com
18. www.legifrance.gouv.fr/affch.codearticle.do

[1] François Lacas, Le Purchase To Pay, levier d’efficacité des entreprises, Journal du Net.
[2] Florent Breuil, Développement durable et dématérialisation des données sociales, Médiaterre.
[3] Jean-Marc Jancovici, La dématérialisation de l’économie: mythe ou réalité?, l’Assemblée nationale française.

Articol apărut în nr. 01/2015 al revistei Contabilitatea, expertiza și auditul afacerilor.