Registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se vor păstra în arhivă timp de 5 ani (în loc de 10 ani, cum este reglementat în prezent), cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, potrivit unei propuneri legislative adoptate de Senat, în calitate de primă Cameră sesizată. Propunerea legislativă vizează modificarea Legii contabilității nr.82/1991 și a OUG nr.28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.

Potrivit inițiatorilor, demersul legislativ are ca scop „armonizarea prevederilor legate de perioada de păstrare și arhivare a documentelor și registrelor pe care operatorii economici le pun la dispoziția organelor de control fiscal cu cele de efectuare a inspecțiilor fiscale". Este avut în vedere termenul de prescripție a dreptului organului fiscal de a stabili creanțe fiscale (5 ani), propunându-se, astfel, reducerea termenului de păstrare a datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile de la 10 ani, cât este în prezent, la 5 ani.

În acest fel – se menționează în Expunerea de motive a propunerii legislative – „operatorii economici vor fi degrevați de o obligație consumatoare de resurse: stocarea și arhivarea numeroaselor documente și registre se reflectă în costuri pentru firme sub forma chiriilor, a cheltuielilor cu întreținerea spațiilor în anumite condiții de temperatură și umiditate, extinderea lor odată cu trecerea timpului și acumularea de noi registre și documente justificative de păstrat, cheltuieli cu softuri sau aplicații de arhivare, tarife de arhivare dacă apelează la entități specializate în arhivarea electronică și alte astfel de cheltuieli. Drept urmare, obligația de păstrare a documentelor contabile și a celor justificative pentru înregistrările efectuate în contabilitate va fi în concordanță cu perioada în care organele fiscale și alte instituții sau autorități publice pot efectua controale ori inspecții și au dreptul să constate eventuale abateri sau nereguli”.

Proiectul, în varianta adoptată de Senat, ar urma să modifice în același sens și OUG nr.28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale. Astfel, potrivit documentului, „memoria fiscală este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie să permită obligatoriu acumulări progresive ale datelor, fără ca acestea să poată fi modificate sau șterse, precum și conservarea în timp a acestora pe o perioadă de 5 ani”. De asemenea, potrivit propunerii legislative adoptate de Senat, registrul special (prevăzut la art.l alin.(8) din OUG nr. 28/1999) și raportul fiscal de închidere zilnică sunt documente avute în vedere de către organele fiscale cu ocazia verificării veniturilor care stau la baza determinării impozitelor și taxelor datorate bugetului de stat. Registrul special, precum și raportul fiscal de închidere zilnică se arhivează și se păstrează pe o perioadă de 5 ani. Obligația privind arhivarea și păstrarea raportului fiscal de închidere zilnică pe o perioadă de 5 ani nu se aplică operatorilor economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale care nu înglobează constructiv dispozitivul de imprimare.

Operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale, la umplerea memoriei fiscale, atunci când aceasta trebuie înlocuită ca urmare a defectării, ori când nu mai poate fi folosită de către utilizatori din diverse motive, precum și în cazul în care aceștia își încetează activitatea, sunt obligați să asigure păstrarea și arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioadă de 5 ani.

Propunerea legislativă urmează să fie dezbătută de Camera Deputaților, în calitate de cameră decizională.

(Copyright foto: 123RF Stock Photo)