Președintele Klaus Iohannis a promulgat Legea pentru modificarea Legii contabilității nr. 82/1991, precum și a OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale (Legea nr. 36/2023), act normativ potrivit căruia registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhivă timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii. În prezent, termenul prevăzut de reglementările în vigoare este de 10 ani. Actul normativ are ca scop armonizarea prevederilor legate de perioada de păstrare și arhivare a documentelor și registrelor pe care operatorii economici le pun la dispoziția organelor de control fiscal cu cele de efectuare a inspecțiilor fiscale.

Entitățile care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligația să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

Pe lângă modificările menționate aduse Legii contabilității nr. 82/1991, noul act normativ amendează și OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale. Astfel, potrivit legii, „memoria fiscală este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie să permită obligatoriu acumulări progresive ale datelor, fără ca acestea să poată fi modificate sau șterse, precum și conservarea în timp a acestora pe o perioadă de 5 ani”.

De asemenea, conform legii promulgate, registrul special (prevăzut la art.l alin.(8) din OUG nr. 28/1999) și raportul fiscal de închidere zilnică sunt documente avute în vedere de către organele fiscale cu ocazia verificării veniturilor care stau la baza determinării impozitelor și taxelor datorate bugetului de stat. Registrul special, precum și rapoartele fiscale de închidere zilnică se arhivează și se păstrează pe o perioadă de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost emise. Obligația privind arhivarea și păstrarea raportului fiscal de închidere zilnică pe o perioadă de 5 ani nu se aplică operatorilor economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale care nu înglobează constructiv dispozitivul de imprimare.

Operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale, la umplerea memoriei fiscale, atunci când aceasta trebuie înlocuită ca urmare a defectării, ori când nu mai poate fi folosită de către utilizatori din diverse motive, precum și în cazul în care aceștia își încetează activitatea, sunt obligați să asigure păstrarea și arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioadă de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.

UPDATE: Legea nr. 36/2023 pentru modificarea Legii contabilității nr. 82/1991, precum și a Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale a fost publicată în Monitorul Oficial nr. 36 din 12 ianuarie 2023.

(Copyright foto: 123RF Stock Photo)